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KLAV: DECLARATION DE RESPECT DE LA VIE PRIVEE

Votre vie privée est importante pour KLAV. Cette déclaration de protection de la vie privée clarifie la manière dont nous collectons des données à caractère personnel et ce pour quoi nous les utilisons. Elle s'applique à tous les sites Internet, applications, produits et services prestés par KLAV. 

 

Notre vision de la protection de la vie privée 

Qu'est-ce que des données à caractère personnel? 

Comment collectons-nous des données à caractère personnel? 

A quels fins utilisons-nous des données à caractère personnel? 

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles? 

Avec qui partageons-nous vos données personnelles? 

Voici comment nous garantissons vos données personnelles 

Consulter ou corriger vos données personnelles 

Liens externes

Modification de la déclaration de protection de la vie privée 

Des questions concernant la protection de la vie privée? 

 

Notre vision de la protection de la vie privée

KLAV traite les données à caractère personnel à plusieurs fins. Garantir la sécurité des informations est non seulement important sur le plan juridique pour KLAV et pour ses services, mais il témoigne également d'une bonne gestion et d'une bonne gouvernance de l'entreprise. KLAV veut être un partenaire fiable à tous égards.

Collaborer, travailler en ciblant le client et la qualité et prendre ses responsabilités sont quelques-unes des valeurs clés attendues des collaborateurs de KLAV. Une communication fiable des informations où ces dernières sont protégées et où la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données sont garanties lui est indissociablement liée. KLAV a développé une politique en matière de sécurité des informations à cet effet.

Il est impossible de prester nos services sans traiter certaines données à caractère personnel. Celles-ci sont manipulées avec les précautions nécessaires, selon la législation existante.

 

Qu'est-ce que des données à caractère personnel ?

Toutes les informations (texte mais aussi objets ou photos) par lesquelles une personne vivante peut être identifiée, directement ou indirectement. Parmi les exemples de données à caractère personnel, nous pouvons citer un nom, une adresse, une adresse e-mail, un numéro de téléphone, un numéro NISS ou une photo. Nous considérons les données personnelles fournies par nos clients et nos membres comme des informations confidentielles que nous ne conservons pas plus longtemps que nécessaire, à moins que ces données soient nécessaires pour satisfaire une obligation légale.

 

Comment collectons-nous des données à caractère personnel ?

  • Dans la plupart des cas, vous nous fournissez vos données personnelles à votre propre initiative. Ainsi, vous nous transmettez vos données lorsque vous voulez devenir client ou membre, lorsque vous signez un contrat, lorsque vous communiquez par e-mail/téléphone/médias sociaux/..., lorsque vous achetez un produit ou un service ou si vous vous inscrivez à une formation ou à un événement.
  • Si vous êtes ou si vous voulez devenir un fournisseur ou un partenaire d'affaires, vous nous transmettez aussi activement vos données personnelles.
  • Si vous posez votre candidature à un poste chez KLAV, vous nous communiquez une description de vos formations et de votre expérience professionnelle.
  • De temps en temps, nous pouvons aussi obtenir des listes et des informations par le biais d'autres sources qui se rapportent indirectement à vous. Lorsque nous utilisons ces informations, nous demandons au fournisseur concerné de garantir que les informations ont été obtenues légalement et que nous avons le droit d'acquérir et d'utiliser ces informations également.
  • Si vous visitez notre site Internet ou si vous utilisez d'autres produits logiciels, nous collectons des données anonymes ou agrégées. Nous utilisons des cookies fonctionnels et des cookies pour un système statistique comme Google Analytics et Application Insights. Par exemple, nous connaissons le type de navigateur et de système d'exploitation qu'un visiteur utilise et nous savons à quelle fréquence une personne visite notre site (de manière anonyme). Ces données nous permettent d'optimiser nos outils en permanence. Nous pouvons aussi utiliser des techniques pour vérifier que vous avez ouvert un e-mail ou que vous avez cliqué sur un lien donné dans un e-mail. En enregistrant de la sorte les informations, nous pouvons collecter des données chiffrées sur l'utilisation et l'efficacité de nos sites Internet, nos produits logiciels et notre communication. Ainsi, nous pouvons rendre votre expérience plus personnelle et nous pouvons mieux adapter nos contacts avec vous.
  • Les informations que nous collectons, directement ou indirectement, peuvent être agrégées pour nous aider à améliorer leur précision générale et à les compléter, et pour mieux adapter nos contacts avec vous.
  • Nous disposons peut-être déjà de nombreuses informations acquises dans le passé. Nous ne voulons pas supprimer ces informations sans y réfléchir si nous estimons qu'elles peuvent nous permettre de vous apporter une valeur ajoutée.
  • Dans le cadre de nos services de tarification, nous recevons très spécifiquement des fichiers avec des données de tarification que nous traitons à la demande de notre client. Ces fichiers contiennent des données à caractère personnel et d'autres informations extrêmement sensibles, telles que fixées par la loi, dont nous avons besoin pour assurer une facturation correcte à l'égard des diverses institutions d'assurance.

 

A quelles fins utilisons-nous des données à caractère personnel ?

KLAV traite les données à caractère personnel à plusieurs fins. 'Traiter' est une vaste notion : il s'agit de tout ce que l'on peut faire avec des données à caractère personnel. Collecter ou supprimer, enregistrer, classer, conserver, mettre à jour, modifier, demander, consulter, utiliser, transmettre, diffuser, mettre à disposition, regrouper, relier, protéger et effacer.

Dans tous les cas, KLAV traite exclusivement les données dans le cadre des fins auxquelles vous nous les avez spécifiquement transmises.

Nous partons toujours du principe que nous traitons ces données à caractère personnel uniquement lorsque nous en avons strictement besoin dans le cadre des objectifs de notre organisation. Nous traitons des données à caractère personnel uniquement si celles-ci ont une valeur ajoutée pour nos clients et membres, dans le cadre de notre vaste prestation de services. 

Si vous nous faites savoir que vous ne voulez pas que nous utilisions vos informations pour tout contact autre que le traitement de vos demandes, nous respecterons ce souhait.

 
Services internes : RH/service du personnel

Nous traitons les données des membres de notre personnel dans le cadre de l'administration du personnel et des salaires. Cependant, nous pouvons également traiter des données obtenues directement de tiers. Si vous posez votre candidature à un poste chez KLAV, par exemple, vous nous communiquez une description de vos formations et de votre expérience professionnelle. Votre motivation et vos compétences sont claires également. Nous pouvons vérifier les références que vous nous fournissez. Ces informations sont utilisées uniquement dans le cadre d'une possibilité d'embauche. Dans ce cas et dans le cas de candidatures spontanées également, nous vous informerons que nous pouvons enregistrer vos données dans notre base de données destinée au recrutement, sauf avis contraire.

 
Administration des clients et des membres, services de support

Nous pouvons utiliser vos données pour :

  • Les introduire correctement dans notre administration et les mettre à jour en cas de modifications.
  • Vérifier si vous êtes client ou membre ou si vous pouvez le devenir.
  • Evaluer vos demandes de services et autres produits, les prendre en charge et les gérer, puis éventuellement facturer.
  • Vous contacter pour répondre à votre question ou remarque, pour partager des informations ou pour pouvoir vous poser une question.
  • Veiller à ce que vous puissiez utiliser notre site Internet et nos applications.
  • Vous communiquer des informations utiles en vue d'un exercice correct et efficace de votre profession ou pour faciliter votre administration. Ainsi, nous vous informons de nos activités, de nos services et de nos projets et nous vous envoyons des lettres d'information. Bien entendu, vous avez toujours la possibilité de vous désabonner.

 
Service de tarification/facturation, au sens large - mission légale

Vos données seront principalement utilisées dans la tarification, la facturation et la communication à l'attention de diverses instances, dans le cadre du règlement du tiers-payant. Pour ce faire, vous nous fournissez des données, sur papier et/ou par voie électronique. Les données que vous nous transmettez contiennent des informations sensibles concernant vos patients. Dans le cadre de notre mission de service de tarification, comme décrit légalement dans l'AR du 15/06/2001, nous traitons également les données à caractère personnel concernant les prestations pharmaceutiques fournies par nos clients et nous les reprenons dans la facturation à diverses instances.

Bien entendu, vos données sont également utilisées pour le paiement des avoirs et la génération des rapports requis et des documents comptables (factures, états récapitulatifs, aperçus de paiements).

Le service de tarification intervient parfois dans la perception et le paiement de certaines primes ou cotisations. A cet effet, les données de nos clients sont également utilisées pour fournir des listes que les instances concernées peuvent consulter auprès de nous (par ex. perception contribution AFMPS).

 
Amélioration, développement et objectifs scientifiques :

  • Nous utilisons les données à caractère personnel pour rendre nos services bien plus personnels. Ainsi, nous pouvons mesurer de quelle manière nos clients utilisent nos services et quel est le résultat d'une campagne. Sur la base de ces données, nous pouvons améliorer nos services.  
  • Développer de nouveaux services.
  • Elaborer des rapports sur les données dont nous disposons. Ainsi, les données de tarification sont également analysées à des 'fins professionnelles'. Lors de l'analyse, nous supprimons les données à caractère personnel dont nous n'avons pas besoin. Nous collectons également des données à un certain niveau d'abstraction (agréger), nous les cryptons (pseudonymiser) ou nous les rendons anonymes.
  • Nous créons également plusieurs groupes (profils) de clients ayant les mêmes caractéristiques ou comportements. Nous pouvons y réagir en vous offrant des services et des informations sur mesure.

 

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ? 

Vos données sont conservées pendant le temps nécessaire à l'exécution des tâches que vous nous demandez ou conformément au délai légal. Ainsi, les pièces comptables doivent être conservées pendant 10 ans selon la législation en vigueur.

 

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ? 

  • En règle générale, KLAV ne partage vos informations personnelles avec personne. Les coordonnées transmises ne sont communiquées en aucun cas à des tiers sans fondement juridique spécifique, sans votre accord ou sans que vous en soyez informé.
  • Nous sommes parfois tenus de communiquer des informations vous concernant. C'est le cas lorsque la loi, une réglementation ou des procédures juridiques (comme une décision judiciaire) nous y obligent ou lorsque des instances gouvernementales nous le demandent dans le cadre d'actions de maintien de la loi. Dans ce cadre, nous transmettons vos données à caractère personnel, par exemple, à certaines autorités (comme l'INAMI, l'AFMPS...).
  • Nous sommes aidés dans notre travail par d'autres prestataires de services. Nous ne partageons avec eux que les données personnelles nécessaires à l'exécution de la mission qui leur a été spécifiquement confiée. Par exemple, nous travaillons avec des entreprises et des personnes pour la conception, l'entretien et l'amélioration de nos systèmes IT, pour ramasser des documents administratifs et pour certains services de support. Dans tous les cas, nous passons des accords ad hoc avec ces prestataires de services quant à ce qu'ils peuvent faire avec ces informations personnelles. Nous fixons ces accords dans des contrats.
  • Si vous le demandez, nous transmettons également vos données personnelles à d'autres entreprises ou personnes. Par exemple à votre comptable (documents comptables) ou à l'AFMPS (guichet d'entreprises). Dans ce cas, vous nous en donnez toujours la mission vous-même et vous nous autorisez à partager vos données à caractère personnel.
  • Dans le cadre du développement et de la défense de la profession, nous effectuons régulièrement des études, y compris avec des universités et d'autres instances, car de nouveaux points de vue peuvent conduire à de nouvelles idées ou à un support qui peuvent encore mieux aider nos membres. Les données traitées sont toujours anonymes.
  • Si tout ou partie de nos activités ou de nos actifs sont vendu(e)s ou transféré(e)s, nous nous réservons le droit de transférer également toutes les informations vous concernant. Dans ce cas, nous fournirons les efforts nécessaires pour vous en informer et pour veiller à ce que le destinataire des données, que vous nous fournissez, utilise celles-ci conformément à cette politique de protection de la vie privée. En cas de mission de ce type, vous devez contacter le destinataire des données pour toute question concernant le traitement de celles-ci.

 

Voici comment nous garantissons vos données personnelles

  • Nous veillons à une bonne protection. KLAV a pris des mesures administratives, techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger vos données personnelles contre toute perte ou toute forme de traitement illégitime. Les données sont protégées par des contrôles d'accès physiques et techniques. Des politiques et des procédures sont en vigueur pour un traitement et une protection efficaces des données.
  • Nous accordons de l'attention à la protection de nos systèmes et des données à caractère personnel. Nous surveillons la manière dont les données personnelles sont utilisées et protégées. Nous le faisons dès la phase de conception. Nous organisons des tests de sécurité réguliers lors du développement de nos outils mais également par la suite. Ainsi, nous détectons les vulnérabilités éventuelles ainsi que les risques en termes de sécurité dans l'objectif de mieux protéger les systèmes.
  • Les personnes qui ont accès à vos données au nom de KLAV sont tenues à la confidentialité. Tous nos collaborateurs ont signé une déclaration de confidentialité. KLAV donne également la priorité à la conscience continue concernant la sécurité des informations. Des campagnes régulières de prise de conscience et des sessions d'informations sont organisées pour les collaborateurs. Nous gérons les données que vous nous confiez avec beaucoup de soin.
  • Nous surveillons la manière dont nous traitons les données personnelles par l'intermédiaire du consultant en sécurité des informations présent au sein de KLAV, du Data Protection Officer (gdpr@klav.be) mais également de l'autorité de protection des données.

 

Consulter ou corriger vos données personnelles

  • En tant que membre, partenaire d'affaires, fournisseur, contact de KLAV, vous avez toujours le droit de consulter vos données traitées par KLAV. Si vos données sont erronées ou incomplètes, vous pouvez les faire corriger. Vous pouvez transmettre votre demande par écrit, par mail à gdpr@klav.be ou par courrier à KLAV, Ilgatlaan 5, 3500 Hasselt.
  • Vous pouvez aussi les faire supprimer ou vous opposer à leur traitement si celui-ci n'est pas nécessaire pour répondre aux objectifs décrits ou à des mailings directs. Vous devez présenter cette demande par écrit. A cet effet, vous envoyez une demande datée et signée par courrier avec une copie de votre carte d'identité à KLAV, Ilgatlaan 5, 3500 Hasselt.
  • Si vous ne voulez plus profiter des informations et des services que nous proposons, vous pouvez toujours l'indiquer.

 

Liens externes

Les sites Internet et les applications de KLAV peuvent contenir des liens vers d'autres sites Internet ou applications géré(e)s par d'autres entreprises. Nous ne sommes pas responsables du contenu de ces autres sites Internet, non plus que du traitement de données à caractère personnel par ces tierces parties. Nous vous recommandons de prendre connaissance des déclarations de protection de la vie privée de ces sites Internet.

 

Modification de la déclaration de protection de la vie privée

De plus en plus de possibilités s'ouvrent à nous en matière de données. Et la réglementation change régulièrement. C'est pourquoi notre politique de protection de la vie privée ne sera jamais totalement terminée. Nous la tenons à jour. Par conséquent, nous pouvons aussi modifier cette déclaration à tout moment, avec ou sans préavis. Nous vous conseillons donc de consulter à nouveau cette déclaration de protection de la vie privée de temps en temps afin de vous tenir informé des modifications éventuelles.

 

Des questions concernant la protection de la vie privée ?

Si vous avez des questions dont la réponse ne se trouve pas dans cette déclaration de protection de la vie privée, si vous avez des suggestions ou des remarques concernant son contenu, si vous voulez consulter ou modifier vos données personnelles ou si vous avez des plaintes à formuler concernant la manière dont KLAV a géré vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :

  • par courrier (KLAV, Ilgatlaan 5, 3500 Hasselt)
  • en complétant le formulaire de contact sur notre site Internet
  • par e-mail (gdpr@klav.be)

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

 

POLITIQUE EN MATIÈRE DE COOKIES

 

Que sont des cookies ?

Nous nous servons de cookies. 

Un cookie est un petit fichier déposé sur votre ordinateur par un site web lorsque vous visitez ce site. Certaines informations sont stockées dans ce fichier texte. Par exemple, les cookies sont utilisés pour stocker les données de connexion du visiteur, ses préférences linguistiques et ses actions sur le site, mais aussi pour permettre au site de fonctionner de manière optimale. Les cookies ne contiennent pas de virus et ils ne peuvent pas endommager votre appareil.

Les cookies ont généralement une date d'expiration. Certains cookies sont automatiquement supprimés lorsque vous fermez votre navigateur. D'autres restent sur votre appareil pendant une période plus longue - parfois jusqu'à ce que vous les supprimiez manuellement.

 

Quels sont les cookies que nous utilisons et pourquoi?

Cookies techniquement essentiels : cookies nécessaires au fonctionnement d'un site web. Il s'agit de fonctions de base telles que le surf sur les pages. Sans ces cookies, un site web ne peut pas fonctionner correctement.

Cookies fonctionnels : cookies qui permettent de suivre les informations relatives à vos choix et préférences sur notre site web, comme le choix de la langue et les données de connexion.

Cookies analytiques : cookies qui recueillent des informations sur le comportement des visiteurs du site web et sur les performances du site. Sur la base de ces résultats, le site web peut être amélioré et les visiteurs bénéficient d'une meilleure expérience d'utilisation. Nous recueillons des données anonymes ou agrégées. Pour cela, nous utilisons Google Analytics et Application Insights.

Cookies marketing : cookies qui permettent de suivre le comportement de navigation des visiteurs d'un site web et d'établir un profil d'utilisateur sur cette base. Ce profil est utilisé pour rendre l'expérience de surf plus personnalisée et, par exemple, pour afficher des publicités personnalisées qui correspondent à vos centres d'intérêt.

 

Comment pouvez-vous désactiver ou supprimer des cookies ?

Vous pouvez désactiver ou supprimer des cookies ou modifier les paramètres des cookies. Vous trouverez ci-dessous un lien vers les navigateurs les plus courants. Tous les navigateurs vous permettent de distinguer les cookies utiles des cookies publicitaires.

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Microsoft Edge

 

Droit de regard et de correction ou de suppression de vos données

Vous avez le droit de demander l'accès à vos données et leur correction ou leur suppression. Veuillez consulter notre déclaration de de la vie privée àcet effet. S'il s'agit d'un accès à des données personnelles liées à un cookie, vous devez envoyer une copie du cookie en question. Vous pouvez le retrouver dans les paramètres de votre navigateur.


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