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L’AR du 21 janvier 2009 portant instructions pour les pharmaciens dispose que les prescriptions doivent être archivées au minimum pendant 10 ans et au maximum pendant 30 ans, de telle façon qu’aucune des données stockées ne puisse se perdre. Tout comme pour les exemplaires sur papier, les prescriptions électroniques doivent également satisfaire à ces obligations légales.
Il convient donc de veiller à un archivage intègre, sécurisé et complet des prescriptions électroniques à partir du 1/1/2017 au plus tard. Vous devez pouvoir garantir que vous pourrez encore mettre à disposition les prescriptions pendant 10 ans au moins après leur délivrance afin de pouvoir démontrer la validité sur le plan de la délivrance et du remboursement de la prescription téléchargée et délivrée par vous (par ex. en cas de demandes de l’inspection, du patient…).
Vous pouvez, à cet effet, faire appel à votre office de tarification (OT) habituels. Afin de vous permettre de satisfaire aux obligations légales, nous vous offrons cette prestation de service à titre de soutien à partir du 1/1/2017.
En tant que pharmacien, vous pouvez également répondre vous-même de ces obligations légales en ce qui concerne vos prescriptions électroniques. Cette tâche n’est pas simple, techniquement parlant, et implique des responsabilités supplémentaires.
Avec d’autres OT belges, notre OT a procédé aux développements nécessaires pour rendre possible ce « registre des prescriptions électroniques ». Grâce à cette collaboration, nous pouvons vous proposer une prestation de service de qualité qui satisfait aux exigences légales de façon rentable. Et en outre: vous pouvez dormir sur vos deux oreilles.
Nous vous offrons la possibilité d’envoyer et d’archiver (stockage à long terme) vos prescriptions électroniques (sans se limiter aux prescriptions à tarifer) vers ce que l’on nomme une « archive centrale ». Cette archive centrale vous débarrasse de la charge administrative consistant à assurer vous-même le stockage à long terme des prescriptions électroniques, avec une garantie d’intégrité pendant cette période. Le service de tarification mandaté a également la possibilité de vous fournir, en cas de contrôle ou de litige juridique (par ex. concernant l’authenticité d’une prescription électronique) les preuves nécessaires.
Nous veillons à ce que les prescriptions soient conservées de manière sécurisée et uniforme pendant le délai de conservation légal de 10 ans au moins. Bien entendu, tout cela en conformité avec les obligations légales en matière de secret professionnel, la sécurité des informations et la protection des données à caractère personnel.
Le « registre des prescriptions électroniques » est alimenté à partir de votre programme de logiciel pharmaceutique via la solution technique de Farmaflux.
FarmaFlux est une organisation faîtière qui émane des unions professionnelles et qui a pour objectif de gérer la sécurité et l’uniformité des échanges de données de et vers les pharmacies. Farmaflux offre actuellement les services suivants: Dossier pharmaceutique partagé et AssurPharma Afin d’utiliser ces services, vous devez conclure un contrat Farmaflux.
Le « registre des prescriptions électroniques » relèvera également de l’infrastructure de Farmaflux.
Vous pouvez décider d’utiliser l’ensemble, aucun, un ou plusieurs des services de Farmaflux. Cela fonctionne selon le principe du « opt-out » (désabonnement) qui vous permet de vous désabonner si vous ne souhaitez pas acquérir un service déterminé.
Afin d’élaborer une archive de vos prescriptions électroniques, vous pouvez vous adresser à nous. Ce service est payant. L'OT a pris en charge l’investissement pour la création et le développement. Par ailleurs, il y a un coût mensuel à acquitter pour la maintenance, le soutien, le stockage, la disponibilité...
Afin d’utiliser ce service, vous devez signer une convention supplémentaire en tant qu’avenant au contrat existant pour la tarification. Par cet avenant, vous donnez à votre OT un mandat pour archiver vos prescriptions électroniques conformément aux dispositions légales, pour pouvoir les consulter et les télécharger à des fins de tarification ou pour les mettre à disposition à votre demande.
