Recip-e: FAQ | KLAV - Koninklijk Limburgs Apothekers Verbond

Page d'accueil > Dossiers > Recip-e > Recip-e: FAQ

Recip-e: de basisprincipes

Recip-e bij de arts

Recip-e in de apotheek

Recip-e archivering

Recip-e tarificatie en facturatie

Wat doe ik als het voorschrift niet kan opgehaald worden omwille van technische problemen?
Er is door het RIZIV een overgangsperiode voorzien omdat de "real life" testperiode vóór 01.01.2017 veel te kort was. Indien de apotheker omwille van aanhoudend technische problemen geen toegang heeft tot het elektronisch voorschrift op de Recip-e server, mag de apotheker uitzonderlijk de geneesmiddelen afleveren op basis van de informatie vermeld op het "bewijs van elektronisch voorschrift". De gesignaleerde "gevallen van overmacht" worden vanaf 01.01.2017 gemonitord.

Tijdens deze overgangsperiode zal zo'n geval van "overmacht" geen aanleiding geven tot weigering van uitbetaling van de tussenkomst.

Ingeval van een tijdelijk technisch probleem omwille van panne kan u later opnieuw proberen om het elektronisch voorschrift op te halen a.d.h.v.de RID-barcode op het papieren "bewijs van elektronisch voorschrift".

Zeker bij een geval van "overmacht" moet u het "bewijs van elektronisch voorschrift" aan de tariferingsdienst bezorgen samen met de gewone papieren voorschriften.

Hoe zit het met de geldigheid van het elektronisch voorschrift?
Dezelfde regels als voor een papieren voorschrift zijn van toepassing! Voorlopig blijven de voorschriften onbeperkt geldig voor uitvoering. In het kader van Recip-e zijn er plannen om de geldigheid van een voorschrift te beperken tot 2 jaar. Echter om recht te hebben op terugbetaling, mag de afleverdatum niet later zijn dan het eind van de maand van voorschrijven + 3 maanden (net zoals voor de papieren voorschriften).

De voorschrijver kan kiezen voor een aflevering in de toekomst (uitvoerbaar vanaf). Dan blijft het voorschrift geldig voor terugbetaling tot het eind van de 3de maand volgend op deze datum "uitvoerbaar vanaf". In dit geval mag de apotheker niet eerder afleveren dan de datum vermeld als "uitvoerbaar vanaf".

Wat indien de arts nog manuele toevoeging aanbrengt op het "bewijs van elektronisch voorschrift"?
Zoals vermeld op het "bewijs van elektronisch voorschrift" zal er geen rekening gehouden worden met manuele toevoegingen op dit document. Aangezien dit "bewijs" niet rechtsgeldig is, komt enkel de inhoud van het elektronisch voorschrift in aanmerking voor terugbetaling en aflevering.

Moet bij een elektronisch voorschrift de dosis van verdovende middelen voluit vermeld zijn door de arts?
Het voordeel van de beveiliging van elektronische voorschriften is dat ze niet meer kunnen vervalst worden. Het voluit schrijven van de dosis en het aantal eenheden voor verdovende middelen of bepaalde psychotrope stoffen vervalt dus bij een elektronisch voorschrift. (FAGG-omzendbrief nr 626)

Moet het "bewijs van elektronisch voorschrift" aan de tariferingsdienst bezorgd worden?
Ja, wij adviseren u om het "bewijs van elektronisch voorschrift", samen met de papieren voorschriften aan de TD te bezorgen, zodat de tariferingsdienst bvb eventuele tekorten in uw tariferingsbestand makkelijker kan detecteren. Zeker in de eerste maanden van 2017 verzoeken we u om alle papieren bewijsstukken aan de TD te bezorgen.

De aan te hechten documenten (factuur van zuurstof, attest van diabeteseducator, "E"-attesten,.. ) voegt u bij het gewone papieren voorschrift of bij het bewijs van elektronisch voorschrift.

Wat te doen indien het voorgeschreven geneesmiddel niet datgene is dat ik dien af te leveren (vb bij overmacht, ontbrekende specialiteit,...)?
De apotheeksoftware zal voorzien dat de apotheker een "elektronische commentaar" kan toevoegen (net zoals de commentaar die u nu op het voorschrift schrijft en parafeert). Deze commentaren worden mee opgenomen in het archief van de elektronische voorschriften, zodat deze steeds ter beschikking zijn voor de tarifering of voor de inspectie, net zoals de opmerkingen die u op een papieren voorschrift noteert.

Hoe kan ik de commentaren die ik nu op het voorschrift schrijf aan de tariferingsdienst bezorgen?
Er zal voorzien worden in een "elektronische commentaar" die mee opgenomen wordt in het elektronisch archief, als vrije tekst of als pre-gedefinieerde tekst, zoals:

Dringend
Aanpassing origineel voorschrift na telefonisch contact met voorschrijver
Aanpassing origineel voorschrift in kader van therapietrouw en na akkoord voorschrijver
Aanpassing origineel voorschrift in overeenstemming met attest VI en na akkoord voorschrijver
Aanpassing origineel voorschrift wegens ontbreken bij leverancier en na akkoord voorschrijver
Aanpassing origineel voorschrift wegens ontbreken bij leverancier en dringend
Vermelding "derdebetaler van toepassing" na akkoord voorschrijver
Vermelding "DC (diabetesconventie)" na akkoord voorschrijver
Vermelding "ZTD (zorgtraject diabetes)" na akkoord voorschrijver
Vermelding "ZTN (zorgtraject chronische nierinsufficiëntie" na akkoord voorschrijver

Deze commentaren zijn via het elektronisch archief beschikbaar voor de TD.

Kan ik nog beslissen een elektronisch voorschrift niet uit te voeren na het te hebben opgehaald?
U kan beslissen om een elektronisch voorschrift niet uit te voeren (bv. specialiteit niet in stock en dringend). De apotheeksoftware voorziet de mogelijkheid om het elektronisch voorschrift op de Recip-e server vrij te geven voor opvraging door een andere apotheker.

Kan ik bij een elektronisch voorschrift ook uitgestelde afleveringen aanmaken?
Net zoals voor papieren voorschriften kunnen ook hier uitgestelde afleveringen gemaakt worden voor één of meerdere producten.

Hoe zit het met magistrale bereidingen op een elektronisch voorschrift?
Voor magistrale bereidingen is alles voorzien, maar de uitwerking hangt af van de software van zowel de voorschrijver als de apotheker. Voorlopig worden magistrale bereidingen onder de vorm van vrije tekst weergegeven.

Uiteraard is het invoeren, opladen, ophalen en interpreteren van een magistrale bereiding heel wat complexer dan een eenvoudige CNK, die rechtstreeks naar een specialiteit verwijst. De kans dat het fout loop met magistrale bereidingen is dus een stuk groter. Er blijken in de praktijk inderdaad meer fout te lopen met bereidingen dan met specialiteiten.

Er werd aan de artsensoftware gevraagd om, van zodra gecodeerde gegevens voor formules en grondstoffen beschikbaar zijn, de gegevens ook gecodeerd door te geven.

Kan het voorschrift na uitvoering nog opgevraagd worden op de Recip-e server?
Als u het voorschrift heeft uitgevoerd zal dit voorschrift niet langer meer beschikbaar zijn op de Recip-e server voor opvraging door een zorgverstrekker.

Moet ik de elektronische voorschriften gedurende 10 jaar bewaren?
Ja. Net als voor de papieren voorschriften geldt, bent u verplicht om ook de elektronische voorschriften gedurende 10 jaar in de apotheek te bewaren. Vanaf 1 januari 2017 moet u dus alle elektronische originele voorschriften archiveren (niet te verwarren met het afleverregister). Het KB 2009 geeft aan dat deze archivering door de apotheek of via de tariferingsdienst kan gebeuren.

U kan hiervoor beroep doen op uw tariferingsdienst.Onze tariferingsdienst heeft, samen met de andere Belgische TD's, de nodige ontwikkelingen gedaan een "archief van elektronische voorschriften" mogelijk te maken. Dit zal u in staat stellen om te voldoen aan de wettelijke verplichting van bewaring van uw elektronische voorschriften (zowel terugbetaald als niet-terugbetaald) gedurende 10 jaar. Deze archivering maakt ook van de elektronische voorschriften voor tarifering mogelijk.

U kan als apotheker ook zelf instaan voor deze wettelijke verplichtingen met betrekking tot uw elektronische voorschriften. Dit is technisch niet eenvoudig en brengt bijkomende verantwoordelijkheden met zich mee. Bovendien dient de tariferingsdienst steeds over uw elektronische voorschriften te beschikken om de afleveringen te mogen factureren aan de verzekeringsinstellingen en dus aan u te kunnen uitbetalen.

Hoe kan de apotheker weten dat de archivering in dit beveiligd archief goed is verlopen?
Elk elektronisch voorschrift dat u aflevert zal automatisch en meteen na de aflevering opgeslagen worden in het archief. Dit archief wordt dus gevoed vanuit uw apotheeksoftware, via de technische oplossing van FarmaFlux (*)

De apotheeksoftware zal voorzien dat, op het moment van aanmaak van het tariferingsbestand, de apotheker via een waarschuwing op de hoogte gebracht wordt van de elektronische voorschriften die niet werden gearchiveerd, en waarvoor dus het risico op niet-terugbetaling reëel is. De apotheeksoftware zal dan de mogelijkheid bieden om de betrokken elektronische voorschriften alsnog te archiveren.

(*) FarmaFlux Farmaflux is een overkoepelende organisatie opgericht vanuit de beroepsverenigingen, met als doel de veiligheid en uniformiteit van de gegevensuitwisseling van en naar de apotheken te beheren. Op dit moment biedt Farmaflux volgende diensten: Gedeeld Farmaceutisch Dossier en AssurPharma. Het archief vat onder de infrastructuur van Farmaflux. U kunt beslissen om alle diensten, geen, één of meerdere diensten van Farmaflux te gebruiken. Dit werkt via het opt-out principe, waarbij u zich dus uitschrijft indien u een bepaalde dienst niet wenst af te nemen.

Hoe gebeurt de tarifering en facturatie van de elektronische voorschriften?
U bezorgt maandelijks een tariferingsbestand aan de tariferingsdienst. Dit blijft behouden. Het tariferingsbestand is een verzameling van alle afleveringen in derdebetaler die uw TD voor u factureert aan de verzekeringsinstellingen.

Uiteraard moet de tariferingsdienst ook over uw elektronische voorschriften beschikken voor de tarifering en de facturatie. Het is immers een wettelijke opdracht van de TD om de aanwezigheid en de geldigheid van de (elektronische) voorschriften te controleren, alsook de overeenstemming met de aflevering (tariferingsbestand) t.o.v. het originele voorschrift te verifiëren. Door de ondertekening van het mandaat voor archivering van apotheekdocumenten in elektronische vorm, verklaart u zich akkoord dat de door u afgehaalde elektronische voorschriften in het beveiligd archief worden geplaatst en dat de TD toegang heeft tot de elektronische voorschriften voor tarifering en facturatie.

Vanaf wanneer zouden alle voorschriften elektronisch opgemaakt worden?
Volgens het plan é-gezondheid zouden vanaf 1 januari 2018 alle geneesmiddelen elektronisch moeten voorgeschreven worden. Er zou enkel een uitzondering gemaakt worden in geval van overmacht.

Vanaf wanneer zal de patiënt geen papieren document meer ontvangen?
Nu is het papieren document nog noodzakelijk o.a. om de RID-barcode in te scannen. Het is de bedoeling van de overheid om te evolueren naar een systeem gebaseerd op eID lezing voor het ophalen van de gegevens van het elektronisch voorschrift. Dit zal ten vroegste eind 2018 zijn. ???

Krijgt het RIZIV/mutualiteiten ook inzage in de originele recip-e?
Net als bij het papieren VS, blijft het origineel VS op de TD. Als de mutualiteiten/RIZIV controledienst een VS willen bekijken, moeten ze zich daarvoor tot de TD richten. In de automatische flow wordt via farmanet enkel aan landsbonden doorgegeven wat door de afleverende apotheek in het tariferingsbestand werd weggeschreven, na eventuele correcties en toevoegingen van de TD.

Hoe kan een arts een elektronisch voorschrift opmaken voor een pasgeboren baby zonder EID?
Het hebben van een eID is niet verplicht om een elektronisch voorschrift te kunnen opstellen. De arts moet wel beschikken over INSZ/BIS nummer en de naam van de patiënt. Patiënten die hier niet over beschikken, komen tot nader order niet in aanmerking voor een elektronisch voorschrift (pasgeborenen, toeristen, ...)

Wat met zuurstof en zorgtrajecten? Hoe wordt dit voorgeschreven?
Tot nader order kan zuurstof perfect voorgeschreven worden, maar voorlopig enkel onder tekstvorm. Idem voor zorgtrajecten.

Voor speciale terugbetalingsinstructies is in Kmerh een element voorzien waarin de arts, vandaag, onder tekstvorm de instructies zoals "derde betalersregel van toepassing", "zorgtraject diabetes",... kan opnemen.

Zullen de vermeldingen zoals "derdebetaler van toepassing" of "ZTD" elektronisch worden doorgegeven door de artsen?
Ja, maar vandaag is dat nog 'vrije tekst'.

Kunnen tandartsen, specialisten en vroedvrouwen momenteel elektronische voorschriften aanmaken?
Momenteel zijn er ca. 6000 artsen die elektronisch voorschrijven . Voor huisbezoeken ligt dit percentage nog lager. Daar zien we een stijgende trend. Voor andere voorschrijvers, is er softwarematig nog veel werk aan de winkel. In sommige ziekenhuizen zijn er opstartprojecten lopende. Voor de andere voorschrijvers, is de situatie minder duidelijk.

Maar in de praktijk vormt dit vandaag geen probleem. Als deze voorschrijvers papieren voorschriften opmaken blijven deze de papieren flow volgen. Er zullen vanuit Recip-e inspanningen gebeuren om het aantal papierenvoorschriften te doen afnemen.

Wie contacteren bij problemen?
Problemen, foutmeldingen, gebruiksongemakken ... gelinkt aan Recip-e, kunnen gemeld worden aan éénlijn.be: telefonische helpdesk 050/77.11.11 of info@eenlijn.be

Bij een concreet voorbeeld, wordt gevraagd het barcodenummer van de RID te vermelden, alsook dag en/of uur van de opvraging.

Een probleem kan verschillende oorzaken hebben. Uw softwarehuis is best geplaatst om de juiste oorzaak te detecteren.

Als de apotheker de RID-barcode van het voorschrift niet gebruikt en de aflevering doet op basis van het bewijs van e-vs, blijft dat met code 'niet gebruikt' staan op Recip-e. Wat als een ander die wel gebruikt?

Apothekers kunnen maar connectie maken met de server van Recip-e via het uniek volgnummer van het voorschrift (het RID of recipe identificatie nummer) dat overeenkomt met de nieuwe barcode. Zij kunnen dus de "niet gebruikte voorschriften" niet afleveren of raadplegen. Patiënten zouden dat wel kunnen met hun viewer, als die al actief was. Vooprlopig stelt het probleem zich dus niet, maar op die manier wordt wel een groot aantal elektronische voorschriften op Recip-e opgestapeld. Om dat te vermijden, verdwijnen niet opgehaalde voorschriften automatisch na drie jaar.

Kan er bij Recip-e nog voorgeschreven worden op stofnaam?
Zeer zeker, maar de software van de voorschrijver moet dat toelaten. Voorschrijven op stofnaam (al dan niet via Recip-e) wordt een criterium voor de homologatie van huisartsenpakketen door eHealth. Huisartsen die werken met een pakket dat niet gehomologeerd is, kunnen geen aanspraak maken op de telematicapremie.

Kunnen de afgeleverde medicijnen ook door de artsen bekeken worden?
Wat de arts kan zien, is of een voorschrift al dan niet is opgehaald door de afleverende apotheker. Als een voorschrift op Recip-e blijft staan, is het dus niet afgeleverd. Een arts kan dus niet zien welke verpakkingen die hij voorschreef zijn afgeleverd of uitgesteld, maar wel of een elektronisch voorschrift is uitgevoerd of niet. Apothekers kunnen feedback geven (onder vorm van tekst), als ze dat opportuun vinden. De arts kan die feedback uitschakelen als hij dat wenst.

Wat doe ik indien de patiënt vraagt het "bewijs van elektronisch voorschrift" terug te krijgen?
De patiënt kan vragen om dit papieren bewijs terug te krijgen. Breng dan zeker uw apotheekstempel aan op de barcode van dit bewijs. Stel nu dat de patiënt hetzelfde "bewijs van elektronisch voorschrift" zou aanbieden in een andere apotheek, dan zal de RID barcode niet meer werken aangezien het voorschrift reeds werd afgehaald van de Recip-e server. Dankzij uw stempel op de barcode zal de apotheker meteen weten dat het voorschrift reeds uitgevoerd is.

In een eerste periode raden we aan om een kopie van dit bewijs te nemen en dit samen met de voorschriften aan de TD te bezorgen.

Wat kan ik doen als het voorschrift omwille van een technisch probleem niet kan gearchiveerd worden?
Ook hiervoor is er een tijdelijke overgangsmaatregel voorzien. Als er zich een technisch probleem voordoet bij het archiveren van de elektronische voorschriften, dan mag u uitzonderlijk afleveren op basis van de informatie vermeld op het "bewijs van elektronisch voorschrift". Dit bewijs moet aan de tariferingsdienst bezorgd worden samen met de papieren voorschriften.
Tijdens deze overgangsperiode zal zo'n geval van "overmacht" geen aanleiding geven tot weigering van uitbetaling van de tussenkomst.