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RGPD: Modèles

Le RGPD impose de nombreuses obligations (nouvelles ou non) au responsable de traitement. Vous trouverez des modèles de documents ici pour remplir ces obligations. Vous pouvez les télécharger et les utiliser. Il s’agit d’exemples que vous pouvez toujours ajuster en fonction de votre propre situation.

Registre des activités de traitement

En tant que responsable de traitement, vous êtes tenu de tenir une documentation interne des activités de traitement qui ont lieu sous votre responsabilité. Ce modèle de registre contient une liste très étendue de traitements qui peuvent avoir lieu dans une pharmacie. Le fichier Excel vous permet de supprimer facilement les lignes qui ne s'appliquent pas à votre pharmacie.

Dans ce registre, vous devrez indiquer les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires sont pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Ces mesures sont spécifiques aux traitements effectués dans votre pharmacie. De plus, un délai de conservation n’est pas nécessairement légalement prévu pour tous les traitements. Quand ce délai n’est pas légalement prévu, nous avons fait une recommandation.

Le registre des traitements sera inséré dans le Manuel de Qualité et il sera plus pratique de le compléter de cette manière qu’en utilisant l’actuelle version Excel.

Registre des activités de traitement: cliquez ici pour ouvrir le registre des activités de traitement (Excel)

Déclarations de confidentialité

Chaque fois que vous recevez des données à caractère personnel d'une personne, vous devez informer cette personne de l'utilisation que vous allez faire de ses données. Vous trouverez des modèles que vous pouvez proposer à vos patients, à votre personnel, aux candidats à un poste et aux utilisateurs de carte de fidélité, si vous en proposez. Vous êtes obligé d’afficher le modèle par rapport à vos patients au comptoir !

- Déclaration de confidentialité pour patients: cliquez ici pour le modèle en version word -- cliquez ici pour le modèle en version pdf

- Déclaration de confidentialité pour le personnel: cliquez ici pour le modèle en version word -- cliquez ici pour le modèle en version pdf

- Déclaration de confidentialité pour des candidats à un poste: cliquez ici pour le modèle en version word -- cliquez ici pour le modèle en version pdf

- Déclaration de confidentialité pour les cartes de fidélité: cliquez ici pour le modèle en version word -- cliquez ici pour le modèle en version pdf

- Affichette pour votre pharmacie (version pdf)

Contrat de sous-traitance

En tant que responsable de traitement, vous pouvez externaliser le traitement et demander à quelqu'un d'autre de traiter à votre place les données en suivant vos instructions. Si tel est le cas, vous devez prévoir un contrat de sous-traitance entre vous et le sous-traitant.

- Contrat de sous-traitance: cliquez ici pour le modèle en version word -- cliquez ici pour le modèle en version pdf

Par souci de simplicité, nous vous invitons à compléter le contrat de sous-traitance sur base des données reprises dans le registre des activités de traitement. Pour les opérations de traitement en cours que vous aviez déjà sous-traitées, vous pouvez vous fier au contrat que vous avez signé avec cette partie.

Droits de la personne concernée

La personne concernée a le droit, entre autres, de consulter les données à caractère personnel qui la concerne. Lorsque recevez une telle demande, vous pouvez utiliser notre modèle de réponse. Vous avez 30 jours pour lui fournir cette réponse.

Modèle de réponse droit d'accès: cliquez ici pour le modèle en version word -- cliquez ici pour le modèle en version pdf

Registre des fuites de données

Il est possible qu'une fuite de données ait lieu à un moment donné. À ce moment-là, vous devrez documenter ce qui s'est passé, quelles données personnelles sont impliquées, etc. Voici un modèle.

Modèle de formulaire de notification de fuites de données: cliquez ici pour le modèle en version word -- cliquez ici pour le modèle en version pdf

Site web: politique de confidentialité et politique de cookie

Si votre pharmacie a un site Web, vous devrez également inclure un certain nombre d’informations

Politique de confidentialité site web: cliquez ici pour le modèle en version word -- cliquez ici pour le modèle en version pdf

Votre site Web utilise - dans la plupart des cas - des cookies pour surveiller le comportement de navigation des visiteurs de votre site Web. Étant donné que ces cookies peuvent également contenir des données à caractère personnel, vous devez en informer les visiteurs de votre site Web. Vous pouvez également faire appel à Google Analytique. Pour répondre à ce devoir d’information, vous trouverez ici un modèle d’information.

Politique de cookie: cliquez ici pour le modèle en version word -- cliquez ici pour le modèle en version pdf

Il vous est également conseillé de placer ces documents via un lien séparé au bas de votre site Web, afin que ces politiques puissent être consultées sur chaque page de votre site Web.