Recip-e: archivage via votre OT

lundi 12 décembre 2016
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A partir du 1/1/2017, la prescription électronique devient la règle (l’ordonnance valable) et le document imprimé, que le médecin remet au patient, seulement une ‘preuve de prescription électronique’. Ceci implique quelques changements dans les procédures de traitement dans votre pharmacie et pour l’office de tarification.

Vous comprenez qu’il faut trouver un moyen pour conserver ces prescriptions pendant au moins 10 ans, exactement comme vous devez le faire maintenant avec les ordonnances papier. Il faut donc un système d’archivage intègre, sécurisé et complet pour garantir la disponibilité de vos ordonnances encore 10 ans après la délivrance, afin de pouvoir prouver la validité au niveau de la délivrance et du remboursement des médicaments fournis (p.e. requête de l’inspection ou à la demande du patient).

 

Pour la tarification et la facturation nous devons disposer de vos prescriptions électroniques. Vous devez donc aussi envoyer vos prescriptions électroniques – l’élément sur base duquel vous avez fait la délivrance ­– à votre office de tarification, en plus de votre fichier de tarification. La mission de l’OT est en effet de vérifier la présence et la validité de la prescription (électronique) ainsi que de contrôler la concordance entre ce qui a été délivré par rapport à ce qui se trouve sur l’ordonnance originale. 

 

Pour tout ceci, vous pouvez faire appel à votre OT habituel. Notre OT s’est associé aux autres OT belges et a participé aux développements nécessaires pour rendre cet archivage possible, aussi en vue de la tarification et de la facturation. Grâce à cette collaboration, nous pouvons vous proposer un service de qualité à coûts raisonnables, de telle sorte que vous satisfassiez aux exigences légales. Nous veillons à ce que chaque prescription électronique que vous délivrez et que votre soft traite, soit archivée automatiquement et immédiatement après la délivrance, via la solution technique de Farmaflux*.

 

  • Pour pouvoir disposer de vos prescriptions électroniques – crucial pour l’archivage, la tarification et la facturation – nous avons, en tant qu’office de tarification, besoin du mandat en annexe, signé par le pharmacien titulaire et ceci au plus tard pour le 31/12/2016.
  • Pour gagner du temps, nous vous demandons de nous envoyer déjà la version signée par fax (011/28 78 01) ou mail (info@klav.be). Il faut nous faire parvenir ensuite l’original par poste, via votre grossiste ou lors du ramassage des ordonnances.
  • Une réception tardive de ce document compromet fortement la facturation et le remboursement de vos ordonnances.

 

A quoi vous engagez-vous en signant l’annexe?

Ce mandat complète l’acte d’adhésion signé auprès de votre office de tarification. En le signant, vous mandatez votre office de tarification pour l’archivage et bénéficiez des services suivants :

- Vous marquez votre accord pour que les prescriptions électroniques chargées soient placées dans une archive sécurisée immédiatement après la délivrance.

- Nous veillons à ce que les prescriptions électroniques, remboursées ou non, soient archivées de façon sécurisée et peuvent donc être consultées pendant un délai de conservation légal de minimum 10 ans. Bien sûr, ceci conformément aux obligations légales en matière du secret professionnel, de la sécurité de l’information et de la protection des données à caractère personnel.

- Ceci rend possible la vérification des prescriptions électroniques pour la tarification et la facturation et est donc nécessaire pour pouvoir facturer vos ordonnances remboursées. Sans cette façon de faire, l’OT ne pourra pas garantir la facturation des prescriptions électroniques.

- Une des obligations est d’informer l’AFMPS que vous soumettez l’archivage de vos prescriptions électroniques à votre OT. En tant qu’OT, nous nous occuperons de cette notification auprès de l’AFMPS dès que nous avons reçu votre mandat.

 

Vous pouvez vous charger vous-même de cet archivage et en assumer les conséquences légales mais ceci n’est techniquement pas évident et fait reposer sur vous une lourde responsabilité. Il conviendra alors de prendre des dispositions au niveau de la tarification et de la facturation. Veuillez dans ce cas nous contacter, pour ne pas compromettre votre facturation et remboursement à partir du 1/1/2017.

 

Les coûts

Pour archiver vos prescriptions électroniques, les OT utilisent l’infrastructure de Farmaflux. Farmaflux est une organisation faitière qui émane des unions professionnelles, ayant pour objectif de gérer la sécurité et l’uniformité de l’échange de données de et vers les pharmacies. Actuellement, Farmaflux propose déjà les services suivants: Dossier Pharmaceutique Partagé et AssurPharma. Pour pouvoir utiliser ces services, vous devez conclure un contrat de sous-traitance avec Farmaflux.

 

Ce contrat entre la pharmacie et Farmaflux n’est pas exigé pour pouvoir utiliser l’infrastructure de Farmaflux pour l’archivage, la tarification et la facturation. Il y a cependant un coût pour l’utilisation de l’infrastructure pour rendre le service possible. Ce coût, de 10 euros par mois pour 2017, sera facturé par l’APB/Farmaflux à la pharmacie. Pour les pharmacies ayant déjà conclu un contrat avec Farmaflux, l’utilisation de l’infrastructure pour l’archivage est comprise dans le contrat avec Farmaflux*et il n’y a donc pas de frais supplémentaires.

Votre OT a pris en charge les frais de développement de l’outil d’archivage. Pour la maintenance et la fourniture du service en continu en matière d’archivage, de tarification et de facturation et ainsi que la mise à disposition des recip-e en cas de requêtes spécifiques, l’OT facturera à la pharmacie un montant annuel qui, pour 2017, sera de maximum 50 euros par pharmacie. Ce montant dépend entre autres des frais que Farmaflux devra supporter. Toutes les parties s’efforcent de garder le prix de revient le plus bas possible. Le montant exact vous sera communiqué annuellement et bien à temps.

 

Nous vous remercions déjà pour votre collaboration à cette initiative ainsi que pour votre confiance. Continuez à nous signaler vos problèmes concernant la prescription électronique. Nous sommes bien conscients qu’un ajustement est encore nécessaire chez tous les acteurs concernés.

 

*Vous pouvez décider d’utiliser aucun, un, plusieurs ou tous les service(s) de Farmaflux. Cela fonctionne via le principe de ‘opt-out’ par lequel vous vous désinscrivez si vous ne souhaitez pas prendre un service déterminé.  

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