Recip-e - archivering | KLAV - Koninklijk Limburgs Apothekers Verbond

Home > Dossiers > Recip-e > Recip-e - archivering

Het KB van 21 januari 2009 houdende onderrichtingen voor de apothekers bepaalt dat voorschriften minimaal 10 jaar en maximaal 30 jaar gearchiveerd moeten worden, op zodanige wijze dat niets van de opgeslagen gegevens verloren gaat. Net zoals de papieren exemplaren, moeten ook de elektronische voorschriften voldoen aan deze wettelijke verplichtingen.

Er moet dus voorzien worden in een integere, beveiligde en volledige archivering van de elektronische voorschriften vanaf uiterlijk 1/1/2017. U moet kunnen verzekeren dat u de voorschriften tot minstens 10 jaar na hun aflevering nog kunt beschikbaar stellen om de geldigheid op vlak van aflevering en terugbetaling van het door u afgehaalde en afgeleverde voorschrift te kunnen aantonen (vb. bij opvragingen door de inspectie, patiënt, …).

U kunt hiervoor beroep doen op uw vertrouwde tariferingsdienst (TD). Opdat u aan de wettelijke verplichtingen voldoet, bieden wij u deze ondersteunende dienstverlening aan vanaf 1/1/2017.

U kunt als apotheker ook zelf instaan voor deze wettelijke verplichtingen met betrekking tot uw elektronische voorschriften. Dit is technisch niet eenvoudig en brengt bijkomende verantwoordelijkheden met zich mee.

Onze TD heeft samen met de andere Belgische TD’s de nodige ontwikkelingen gedaan om dit ‘register van elektronische voorschriften’ mogelijk te maken. Door deze samenwerking, kunnen we u een kwaliteitsvolle dienstverlening aanbieden die voldoet aan de wettelijke vereisten, op een kostenbewuste wijze. En bovenal: u kunt op uw 2 oren slapen.

We bieden u de mogelijkheid om uw elektronische voorschriften (niet beperkt tot de te tariferen voorschriften) op een beveiligde en uniforme manier te verzenden naar en te archiveren (lange termijn opslag) in een zogenaamd ‘centraal archief’. Dit centraal archief ontneemt u de administratieve last om zelf in te staan voor lange-termijn stockage van de elektronische voorschriften, met garantie van integriteit gedurende die periode. De gemandateerde tariferingsdienst heeft eveneens de mogelijkheid om u ingeval van controle of juridisch dispuut (bv. rond authenticiteit van een elektronisch voorschrift) de nodige bewijzen aan te leveren.

We zorgen ervoor dat de voorschriften op een beveiligde en uniforme manier bewaard worden gedurende minstens de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar. Uiteraard, dit alles conform de wettelijke verplichtingen in verband met beroepsgeheim, informatieveiligheid en bescherming van persoonsgegevens.

Het ‘register van elektronische voorschriften’ wordt gevoed vanuit uw apotheeksoftwarepakket, via de technische oplossing van Farmaflux.

Farmaflux is een overkoepelende organisatie opgericht vanuit de beroepsverenigingen, met als doel de veiligheid en uniformiteit van de gegevensuitwisseling van en naar de apotheken te beheren. Op dit moment biedt Farmaflux volgende diensten: Gedeeld Farmaceutisch Dossier en AssurPharma. Om gebruik te maken van deze diensten, dient u een Farmaflux contract af te sluiten.

Het ‘register van elektronische voorschriften’ zal tevens onder de infrastructuur van Farmaflux vallen.

U kunt beslissen om alle diensten, geen, één of meerdere diensten van Farmaflux te gebruiken. Dit werkt via het opt-out principe, waarbij u zich dus uitschrijft indien u een bepaalde dienst niet wenst af te nemen.

Om een archief van uw elektronische voorschriften aan te leggen, kunt u dus bij ons terecht. Deze dienstverlening is betalend. De TD heeft de investering voor de opzet en ontwikkeling ten laste genomen. Anderzijds is er een maandelijkse terugkerende kostprijs voor onderhoud, ondersteuning, opslag, beschikbaarheid,…

Om gebruik te maken van deze dienstverlening, dient u een bijkomende overeenkomst te ondertekenen, als addendum bij het bestaande contract voor tarifering. Hierin geeft u uw TD het mandaat om uw elektronische voorschriften te archiveren volgens de wettelijke bepalingen, ze te kunnen raadplegen en op te halen voor tariferingsdoeleinden of op uw vraag ter beschikking te stellen.