Recip-e in de apotheek | KLAV - Koninklijk Limburgs Apothekers Verbond

Home > Dossiers > Recip-e > Recip-e in de apotheek

Voor 2017 blijft de bestaande werkwijze papieren voorschriften (zonder RID) behouden.

In de praktijk kan u dus met volgende situaties geconfronteerd worden:

een klassiek papieren manueel geschreven voorschrift dat u afhandelt zoals voorheen
een klassiek papieren voorschrift, elektronisch opgesteld, maar zonder een RID.

in beide gevallen is het papieren document het juridisch geldende voorschrift. U handelt het af zoals voorheen.

3. een klassiek papieren voorschrift, elektronisch opgesteld maar met een RID. Het papieren document is het juridisch geldende voorschrift.

4. het nieuwe ‘bewijs van elektronisch voorschrift. Het elektronisch voorschrift is het juridisch geldende, het papieren ‘bewijs’ heeft geen juridische geldigheid.

In de laatste 2 situaties scant u de barcode om het voorschrift af te halen.

Wanneer een patiënt zou vragen om het document mee terug te nemen, raden we u aan om uw stempel aan te brengen op de barcode op het papieren document.

Hieronder beschrijven we de verdere verwerking van een elektronisch voorschrift zodra het in de apotheek wordt aangeboden. Zodra u een ‘bewijs van elektronisch voorschrift’ (of een duplicaat) aangeboden krijgt vanaf 1/1/2017, is het elektronisch voorschrift het enige juridisch geldende en bent u verplicht om de barcode in te scannen en het elektronisch voorschrift te gebruiken voor de verdere verwerking.

OPHALEN ELEKTRONISCH VOORSCHRIFT

Door het scannen van de barcode (RID = recip-e ID) op het ‘bewijs van elektronisch voorschrift’, zorgt uw software ervoor dat het elektronisch voorschrift wordt afgehaald. U zult ook de mogelijkheid hebben om een RID (in uitzonderlijke gevallen) manueel in te brengen.

Indien uw softwarehuis dit voorziet, zullen naast het elektronisch voorschrift gelijktijdig de MyCareNet verzekerbaarheidsgegevens worden opgehaald.

Ingeval het elektronisch voorschrift niet kan opgehaald worden omwille van panne (lokaal, eHealth, Recip-e, …), dient de software erin te voorzien dat u op een relatief eenvoudige manier naderhand het elektronische voorschrift kan koppelen aan de aflevering die heeft plaatsgevonden (via “voorschrift volgt”).

CONTROLE EN VALIDATIE VAN HET ELEKTRONISCH VOORSCHRIFT

Uw software voert een reeks validaties en controles uit op het afgehaalde elektronische voorschrift. Deze controles zijn technisch van aard (en zijn o.a. verificatie van de geldigheid en correctheid van de certificaten van de voorschrijver of instantie (bijvoorbeeld ziekenhuis),…). Het pakket staat ook in voor een inhoudelijke validatie van het elektronische voorschrift en controles op aanwezigheid van enkele minimale gegevens (voorschrijver, patiënt,…).

Uw software interpreteert daarenboven de geldigheid van het voorschrift:

Voorlopig blijven de voorschriften onbeperkt geldig voor uitvoering.
De geldigheid voor terugbetaling zal bepaald worden door de vermeldde datum. Om recht te hebben op terugbetaling, mag immers, zoals vandaag reeds het geval is, de afleverdatum niet later zijn dan het eind van de maand van voorschrijven of de datum uitvoerbaar vanaf … + 3 maanden. Uw softwarepakket zal hier rekening mee houden naar tarificatiedoeleinden toe en zal hiervoor de nodige meldingen voorzien.
U zult daarenboven niet eerder kunnen afleveren dan de vermeldde datum. Er wordt rekening gehouden met de datum van voorschrijven of de gewenste uitvoeringsdatum in de toekomst, zoals door de voorschrijver vermeldt.

AFLEVERING VAN HET ELEKTRONISCH VOORSCHRIFT

Zoals u op dit moment de mogelijkheid hebt met papieren voorschriften om ze uit te voeren, ze niet uit te voeren, ze deels uit te voeren of ze te vernietigen, blijft dit alles uiteraard mogelijk met elektronische voorschriften. Uw software voorziet in de implementatie van deze mogelijkheden op een eenvoudige en duidelijke wijze.

U kunt, in voorkomend geval, beslissen om een elektronisch voorschrift niet uit te voeren (bv. product niet in stock en dringend). Op deze manier wordt het elektronische voorschrift op de Recip-e server vrij, voor opvraging door een andere apotheker.
U kunt, in uitzonderlijke gevallen, het elektronische voorschrift vernietigen. U zult dan een reden voor vernietiging (vrije tekst) dienen in te geven. In geval van vernietiging van een voorschrift wordt het voorschrift verwijderd van de Recip-e server en zal niet meer gebruikt kunnen worden voor aflevering.
Indien u kiest om het voorschrift uit te voeren, zal uw software erin voorzien dat:
- Het elektronisch voorschrift en de nodige meldingen van de arts (bijvoorbeeld derdebetalersregeling van toepassing), getoond worden op een duidelijke wijze.
- Een controle tussen voorgeschreven en afgeleverde medicatie mogelijk is (bijvoorbeeld visueel aangeven of het product op het voorschrift aanwezig is, of een product wordt afgeleverd dat binnen dezelfde VOS-cluster is opgenomen, of het product helemaal niet voorkomt op het elektronische voorschrift). De wijze van implementatie van deze richtlijn, is afhankelijk van de aanpak van uw softwareleverancier. Als gevolg van deze richtlijn en afhankelijk van de wijze van implementatie, zal de noodzaak voor het (dagelijks) nazicht van de voorschriften verminderen aangezien u bewust op verschillen zal worden gewezen. Dit draagt bij aan vermindering van het aantal fouten bij aflevering.
- U op gemakkelijke en gebruiksvriendelijke manier UBC’s kan ingeven wanneer dat noodzakelijk is.
- U op een gemakkelijke en gebruiksvriendelijke manier de aflevering van één of meerdere producten kan uitstellen, zoals u vandaag met uitgestelde afleveringen werkt.
- U in staat bent om zowel op productniveau als voorschriftniveau een zogenaamde “commentaar” toe te voegen. U kunt kiezen uit een aantal pre-gedefinieerde teksten (dringend, aanpassing aflevering tov origineel voorschrift na telefonisch akkoord arts,…), net zoals u nu ook soms een motivatie opneemt in de marge van een papieren voorschrift. Deze commentaar is met name belangrijk voor u of voor uw TD om de specifieke aflevering te verantwoorden en is ook achteraf nog consulteerbaar. U kunt ook achteraf, dus niet op het moment van aflevering, nog een commentaar toevoegen. Deze commentaar wordt niet teruggekoppeld naar de voorschrijver.

Wanneer u het voorschrift finaal heeft uitgevoerd (bv. bij het afsluiten van de verkoop), is het voorschrift niet langer meer beschikbaar op de Recip-e server voor opvraging door een zorgverstrekker. Op dat ogenblik zal het voorschrift ook gearchiveerd worden.

De inhoud van het voorschrift dient lokaal te worden bewaard door uw softwarepakket, voor het geval u op een later tijdstip de inhoud van het originele voorschrift wenst te raadplegen, zoals u vandaag het nazicht van uw papieren voorschriften doet.

Er is een specifiek “feedback kanaal” voorzien dat toelaat dat u een bericht kunt sturen naar de voorschrijver. Dit feedback bericht wordt onmiddellijk bij het juiste patiëntdossier gevoegd bij de arts